Warenwirtschaftssystem (Intrastat,Zugferd,1993- Andreas Friedman
Bei der Konzeption wurde die Struktur eines mittelständischen Unternehmens mit den Geschäftsbereichen Handelstätigkeit Fertigung Service zugrunde gelegt.
Die im folgenden beschriebenen Abläufe sind im Vorfeld der Einführung mit den konkreten Gegebenheiten zu vergleichen und ggf. anzupassen. Durch das Management wird bestimmt, welches Sortiment zur Realisierung der Betriebsziele geführt wird. Darauf aufbauend wird der Kreis möglicher Lieferanten und Artikel festgelegt. Beide werden in den Stamm aufgenommen. Im laufenden Geschäft wird durch das Management die Funktion des Controllings wahrgenommen. Grundlage dafür sind Statistiken zur Analyse des derzeitigen und prognostischen Zustandes des Unternehmens. Die Buchhaltung erfasst auf der Grundlage verschiedener Eingangs- und Ausgangsbelege alle Finanzflüsse, ordnet Aufwendungen und Erträgen Sachbereich, Kostenstellen und Kostenträger zu, überwacht die offenen Posten und liefert Ausgangsdaten für periodische Auswertungen. (Die Buchhaltung kann eingesetzt werden, um Kundenaufträge in Abhängigkeit von deren offenen Posten freizugeben.) Das grundsätzliche Werkzeug der Buchhaltung ist eine an die Warenwirtschaft gekoppelte Fibu oder die interne Zahlungsverfolgung.
2Der Vertrieb ist das Bindeglied zwischen Kunde und dem Unternehmen. Er nimmt Aufträge entgegen, erstellt die Auftragsbestätigung, welche die zu erbringende Leistung, Termin und Zahlungsbedingungen in ihrem Kern enthält. Die Auftragsabwicklung organisiert die Erfüllung der mit der Auftragsbestätigung dem Kunden gegenüber übernommenen Verpflichtungen. Dazu veranlasst er die Beschaffung fehlender Artikel, kommissioniert Aufträge, organisiert den Transport der Waren zum Kunden. Nach der Erbringung der Leistung erfolgt durch die Auftragsabwicklung die Rechnungslegung. Die Fertigung stellt auf der Grundlage von Fertigungsaufträgen Artikel her. Dazu werden Materialien aus dem Lager entnommen und nach Fertigmeldung Produkte ins Lager eingebucht. Die Beschaffung löst auf der Grundlage von Bedarfsmeldungen der Auftragsabwicklung, Fehlbeständen im Lager oder Bedarfs- meldungen von Service oder Fertigung die Erstellung von Bestellvorschlägen für den Einkauf oder Fertigungsaufträge aus. Im Lager angelieferte Artikel werden den Bedarfsmeldungen zugeordnet, so daß die auftragsbezogen beschafften Artikel auf die entsprechenden Aufträge kommissioniert werden. Der Einkauf erstellt auf der Grundlage von Bestellvorschlägen Bestellungen und überwacht die rechtzeitige Belieferung durch die Lieferanten. Die Lagerwirtschaft verwahrt alle im Unternehmen befindlichen Artikel. Sie nimmt Lieferungen entgegen, ordnet sie Bestellungen zu und verteilt sie u.U. auf verschiedene Lager des Betriebes. Auf Anforderung der Auftragsabwicklung werden im Lager Aufträge kommissioniert, versandfertig gemacht und zum Kunden transportiert. Nach Auslieferung werden Lieferscheine zur Berechnung freigegeben. Die Service-Abteilung nimmt Reparaturgut in einem eigenen Reparaturlager entgegen oder führt Service-Aufträge vor Ort aus. Dazu können zu reparierende Gegenstände befundet (Kostenvoranschlag) oder an externe Reparaturbetriebe (RMA- Partner) versandt werden. Werden zur Reparaturausführung Artikel (Ersatzteile) benötigt, dann werden sie dem Lager entnommen oder zuvor der Beschaffung als Bedarf gemeldet. Fertige Reparaturgegenstände werden ausgeliefert und selbständig fakturiert.
